25.09.2013 E-Commerce   Markenrecht

Umstellung auf SEPA am 01.02.2014 – Wissenswertes für den E-Commerce

Kontonummer, BLZ ade. Willkommen SEPA, IBAN, BIC, SWIFT – auch beim Verkauf von Dienstleistungen und Waren über das Internet wird der bisher nationale Zahlungsverkehr für Euro-Transaktionen am 01.02.2014 vereinheitlicht. Das so genannte Single Euro Payments Area (kurz: SEPA) soll den Zahlungsverkehr zwischen den Ländern so standardisieren, dass es für den Bankkunden keinen Unterschied macht, ob er eine nationale oder internationale Zahlung vornimmt.

Die unternehmerische Nutzung des Zahlungsverkehrs besonders im Bereich des E-Commerce bringt einigen Handlungsbedarf mit sich. „Darum kümmert sich schon meine Bank“ ist die falsche Herangehensweise. Umgestellt wird das bisher verwendete System nämlich nicht etwa vollautomatisch durch die Banken. Vielmehr gibt es diverse Vorbereitungsarbeit für den Unternehmer zu erledigen:

1.    Buchhaltung und IT System anpassen, Geschäftsformulare und Geschäftspapiere ändern

2.    Gläubiger-ID beantragen

3.    Auf SEPA-Mandat einstellen

4.    IBAN des Zahlers integrieren

5.    Ankündigung beim Zahler

Die Umstellung auf SEPA erfolgt zum 1. Februar 2014. Bis zu diesem Tag muss das Zahlungssystem spätestens umgestellt sein, um einen reibungslosen Fortgang der Zahlungsein- und -abgänge sicherzustellen.

 

1. Buchhaltung und IT-System anpassen, Geschäftsformulare und Geschäftspapiere ändern

Zahlungen sind ab der SEPA-Umstellung über das XML-Nachrichtenformat (ISO 20022) vorzunehmen. Die in Deutschland geltenden, nationalen Kontodaten von Kontonummer und Bankleitzahl werden von der IBAN ersetzt.

Vordrucke, die bereits die Kontoinformationen des Unternehmens beinhalten, müssen frühzeitig neu erstellt werden. Sinnvoll ist für die Übergangszeit die aktuellen Kontodaten und die künftigen SEPA-Daten zusammen aufzulisten, damit sich der Geschäftspartner rechtzeitig auf die Änderung einstellen kann. Auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) müssen, sofern diese den Zahlungsverkehr des Unternehmens regeln, angepasst werden.

Die Kontoinformationen ändern sich auch für die Mitarbeiter des Unternehmens und müssen dementsprechend auf die neue Identifikation umgestellt werden.

 

2. Gläubigeridentifikationsnummer beantragen

Für die Nutzung der SEPA-Mandate ist eine Gläubigeridentifikationsnummer notwendig. Diese 16-stellige Nummer muss vom Unternehmen selbst beantragt werden.

Eine Beantragung ist online unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de möglich.

Die Firmen-Mandate müssen mit SEPA spätestens einen Tag vor Fälligkeit bei der Bank eingereicht werden. Auch ändern sich Fristen für die SEPA-Basis-Mandate: Mindestens zwei Geschäftstage vor Fälligkeit der Zahlung muss das Mandat bei der Bank eingehen. Einmalige Mandate oder die erste Lastschrift eines neuen Mandats müssen sogar fünf Geschäftstage vor Fälligkeit zur Bank gegeben werden. Diese Wartezeiten können zu organisatorischen Umständen führen, die unbedingt in den Ablauf einkalkuliert werden sollten.

 

3. Auf SEPA-Mandat einstellen

Haben Kunden bisher über das Lastschrifteinzugsverfahren bezahlt, muss dieses auf Initiative des Unternehmers, also des Zahlungsempfängers, auf das sogenannte SEPA-Mandat umgestellt werden. Hierbei sind zwei Arten von Mandaten denkbar: Für den privaten Verbraucher das SEPA-Basis-Mandat und für die Abbuchungsermächtigung eines anderen Unternehmens das SEPA-Firmen-Mandat. Wird die Fälligkeit einer Zahlung nicht bereits mit Abschluss des Vertrages bestimmt, muss der Vertragspartner über die bevorstehende Abbuchung bis spätestens 14 Tage im Voraus informiert werden (Pre-Notification). Dieser Information sind das Abbuchungsdatum, die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID beizufügen. Auch muss das Mandat bei der Bank je nach Verwendung beispielsweise als „einmalige Lastschrift“ oder „Folgelastschrift“ konkretisiert werden. Gegebenenfalls ist eine Umstellung des IT-Systems auf die neuen Anforderungen notwendig.

Bestehende Lastschriften können durch Migrationsverordnung übernommen werden

Jeder zweite Onlinehandel bietet mittlerweile den Lastschrifteinzug als Zahlungsmethode an. Hierbei werden die Ermächtigungen für den Zahlungsempfänger bisher fast ausschließlich auf dem elektronischen Weg vom Zahlungsschuldner erteilt. Ab dem 1. Februar 2014 ist hiermit Schluss, denn: Die neue Art des Lastschriftauftrags muss dem Händler schriftlich vorliegen, sprich vom Kunden unterschrieben und per Post zugesandt werden. Dies stellt sich besonders bei der Migration von Bestandskunden als Problem heraus.

Während ein neuer Kunde einfach bei Vertragsabwicklung das SEPA-Mandat neu erteilen kann, ist dies bei wiederkehrenden Lastschriften von Bestandskunden anders. Art. 7 Abs. 1 SEPA-Migrationsverordnung erlaubt dem Zahlungsempfänger die bisherigen Lastschriften als Einwilligung des Zahlers anzusehen, wenn diesem keine Vorschriften des nationalen Rechts oder abweichende Kundenvereinbarungen entgegenstehen.

 

4. IBAN des Zahlers integrieren

Trotz weiterhin gültigem Lastschrifteinzugs muss der Unternehmer die Kontodaten, regelmäßig Kontonummer und BLZ, in die IBAN umstellen. Hierzu sind zwei Optionen denkbar: Einerseits kann die IBAN beim Kunden selbst erfragt werden, was sich jedoch schnell als mühselig herausstellen kann. Zum Zweiten besteht die Möglichkeit die Daten selbst zu konvertieren. Dafür kontaktiert der Unternehmer die Bank – auch Konvertierungs-Software ist bereits im Internet zu finden. Wichtig wird ein rechtzeitiges Auseinandersetzen mit dieser Materie insbesondere dann, wenn Kontoinhaber (Zahler) und Kunde unterschiedliche Personen sind und zunächst die richtigen Kontaktinformationen eingeholt werden müssen.

Laut der Gesetzesvorlage zum SEPA-Begleitgesetz ist es zwar weiterhin möglich, wirksame Lastschrifteinzüge elektronisch zu erteilen, dies ist bisher jedoch nicht vom Parlament konkret geregelt.

 

5. Ankündigung beim Zahler

Des Weiteren ist es notwendig, dass der Unternehmer seine Kunden über die Umstellung des Lastschrifteinzugs informiert und hierbei seine Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz angibt. Der Informationspflicht muss der Unternehmer in Textform nachkommen.

Keine Änderungen bei Pay-Pal und Kreditkartenzahlungen

Interessant besonders im Bereich des E-Commerce ist die Tatsache, dass sich bei den Zahlungsmöglichkeiten von PayPal und Kreditkarte vorerst mit Einführung von SEPA nichts ändert.

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